Zeitmanagement, was ist wichtig und was notwendig?

Gutes Zeitmanagement zu betreiben ist nicht so einfach wie es vielleicht klingt! Was in unserem Alltag wirklich wichtig, und was dringend notwendig ist, sind oftmals ganz unterschiedliche Dinge.

Besonders gilt dies für unsere Gesundheit. Wir wissen alle, wie wichtig es ist sich gut zu ernähren und Fit zu halten um möglichst gesund zu bleiben, aber irgendwie geht das im hektischen Alltag viel zu oft neben den dringend und notwendig zu erledigenden Dingen unter.

Aber, behalte im Kopf:

• Nein, heute zum Sport zu gehen ist nicht zwingend notwendig, aber es ist unheimlich wichtig für Deine nachhaltige Gesundheit.
• Nein, Du wirst heute nicht an Stress sterben, aber wenn Du das Problem nicht mal angehst, könnte es sogar soweit kommen.
• Nein, sich heute richtig gut zu ernähren ist nicht die Voraussetzung, dass Du den Tag überlebst, aber es reduziert erwiesenermaßen das Risiko an Krebs und anderen Krankheiten zu erkranken.

Wie kann ich meine Zeit besser nutzen?

Was können wir tun? Wir haben alle nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung, wie können wir diese am effizientesten nutzen? Und vor allem, wie können wir unser Zeitmanagement so betreiben, dass wir im Endeffekt ein glücklicheres und gesünderes Leben führen, Dinge in unseren Alltag einbauen, von denen wir wissen, dass sie wichtig sind und trotzdem die zwingend notwendigen Aufgaben nicht vernachlässigen?

Ich habe mir drei Zeitmanagement Methoden angewöhnt, die bei mir zumindest tatsächlich funktionieren und mir helfen, Gesundheit und Produktivität zu steigern!

1. Keine halben Sachen machen.

Heutzutage, da alle paar Sekunden eine Email, SMS, WhatsApp, Facebook Message, Twitter tweet, Sportergebnis, Börsennachricht etc. pp. auf unserem Smartphone, Laptop oder Tablet auftaucht, kurz, in unserer Zeit der ständigen Ablenkung, ist es unheimlich leicht, die Aufmerksamkeit von den Dingen die wir eigentlich gerade tun sollten und wollten abzulenken! Meistens versucht man dann allen Ansprüchen von Emails, Mitteilungen und To-Do Listen in der gleichen Zeit gerecht zu werden, in der man eigentlich etwas produktiv erreichen möchte. Es ist sehr selten geworden, dass man sich auf eine Sache wirklich fokussiert konzentriert ohne abgelenkt zu sein. Wir machen also ständig nur halbe Sachen.

Passiert Dir nicht? Wirklich?

• Du fängst gerade an eine Präsentation zu bauen und erwischt Dich ganz plötzlich dabei wie Du auf Deinem Telefon Twitter, Instergram, facebook o. ä. öffnest?
• Du probierst gerade ein neues Trainingsprogramm aus. Nach zwei Tagen liest Du etwas über eine noch bessere Trainingsmethode und probierst ein bisschen davon. Du verbesserst Dich kaum in beiden Programmen und suchst nach etwas neuem?
• Du suchst in Deinen Emails herum während Du am Telefon bist?

Egal wo, wie oder wann Du in die Falle der „halben Sachen“ tappst, das Ergebnis ist immer das Gleiche: Du bist nie voll auf die momentane Aufgabe fokussiert, Du beschäftigst Dich nicht mehr längere Zeit mit der gleichen Sache und Du brauchst doppelt so lange um die Hälfte zu schaffen. Genau diese stetige Ablenkung, das Machen von halben Sachen, ist auch der Grund dafür, dass man irgendwie immer am Tag vor dem Urlaub so viel mehr erledigt bekommt (tatsächlich konzentriert), als in den 2 Wochen davor (ständig abgelenkt).

Ich bin mal wieder keine Ausnahme! Auch ich erwische mich dabei, irgendwie ständig zwei bis vier Dinge gleichzeitig machen zu wollen. Oder mir mitten in einem konzentrierten Arbeitsvorgang ganz schnell noch einen Café holen zu müssen. Was ich seit der Erkennung dieses Problems jedoch mache,

1. ich blocke mir eine gewisse Zeit ganz bewusst um an genau einem Projekt zu arbeiten und schalte für diese Zeit alle ablenkenden Elemente komplett aus!

2. Ich nehme mir beim Sport genau eine Übung auf die ich mich das gesamte Workout über konzentriere. (Heute mache ich nur Sit-ups, alles drumherum ist Extra).

3. Für besonders wichtige Projekte nehme ich mir ganz bewusst einen halben oder auch ganzen Tag Zeit. Verbanne mein Telefon in den nächsten Raum, bleibe bei facebook, Twitter etc. ausgelockt und auch mein Emailprogramm ist herunter gefahren.

Dieses komplette ausschalten jeglicher Ablenkungen ist für mich der einzige Weg, um mich wirklich tief gehend und fokussiert meiner Arbeit zu widmen. Und Ihr glaubt nicht wie viel Zeit man dadurch einspart, die man später mit Dingen füllen kann, die einen glücklich machen. Freuden und keinen Pflichten!

2. Das Wichtigste zuerst.

Störungen und Ablenkungen nehmen mit fortschreitendem Tagesablauf irgendwie zu. Gleichzeitig nimmt Deine Konzentrationsfähigkeit und Entscheidungsbereitschaft zum Ende des Arbeitstages hin ab. Es ist komischer Weise weniger wahrscheinlich, dass man am Nachmittag eine eben so gute Entscheidung trifft wie am Morgen.

Das gleiche habe ich bei meinen Workouts festgestellt. Je länger ich trainiere, desto geringer wird mein Wille eine Übung zu beenden, Wiederholungen durchzuführen oder schwerere Übungen zu beginnen.

Und deshalb versuche ich wann immer es etwas besonders wichtiges zu tun gibt (und gerade wenn es etwas unangenehmes ist) dieses als Erstes zu erledigen!

Wenn ich ein unangenehmes aber wichtiges Telefonat zu führen habe, dann mache ich das gleich als Erstes nach dem Aufstehen. Wenn ich eine besonders schwere Übung machen möchte, dann fange ich gleich am Anfang meines Workouts damit an. Warmmachen und los auf die Matte, 70 Sit-ups ;).

Außerdem, wenn Du die wichtigsten Dinge gleich als erstes erledigst, hast Du nie einen Tag, an dem Du nichts geschafft hast! Mit dem Bevolgen dieser ganz simplen Strategie, wirst Du im Normalfall immer einen produktiven Tag gehabt haben, selbst wenn nichts nach Plan läuft. Wenn Du immer das absolut wichtigste zuerst machst, sind alle weiteren Tips zur Steigerung Deiner Produktivität nur noch Nebenwerk!

3. Reduziere den Umfang aber bleibe im Plan.

Ja ok, manchmal machen auch Deadlines Sinn. Ich bin allerdings davon überzeugt, dass es mehr Sinn macht, sich an einen vorher ausgearbeiteten Arbeitsplan zu halten um an einem größeren Projekt über eine längere Zeit fokussiert und erfolgreich zu arbeiten, als ständig irgendwelchen Deadlines hinterher zu rennen.

Wenn es aber an das tagtägliche Arbeitspensum geht, ist das Befolgen eines Zeitplanes viel leichter gesagt als getan. Das weiß z. B. jeder, der sich am Anfang der Woche vorgenommen hat Montag, Mittwoch und Freitag Sport zu treiben. Dies tatsächlich in die Tat umzusetzen ist viel schwerer als manchmal angenommen. Denn irgendwie kommt doch immer etwas dazwischen, die Zeit kann nicht ganz eingehalten werden und schon ist der schön ausgedachte Zeitplan dahin. Die Stunde, die ich mir für den Sport vorgenommen hatte, ist auf 20 Minuten geschrumpft…

Was tun?

Ich ändere den Plan, verzichte heute ganz auf mein Workout und beschäftige mich in den bleibenden 20 Minuten mit etwas ganz anderem.
So hab ich das früher immer gemacht. Jetzt habe ich mir aber angewöhnt, dass ich mich immer an den Plan halte, jedoch der Umfang variieren kann. Soll heißen, am oben genannten Beispiel, wenn ich keine Stunde mehr zur Verfügung habe um z. B. im Park laufen zu gehen (Umfang), dann trainiere ich eben nur 20 Minuten ein bisschen effektiver und mache Hampelmänner (Plan)!

Vielleicht ist der Hambpelmann nicht genau so effektiv wie der lange Lauf, aber für einen selber und das Entwickeln von Gewohnheiten ist der Unterschied immens. Denn ganz nebenbei erreicht man mit dieser Methode auch immer sein sich selber gestecktes Ziel. In diesem Fall, „ich mache heute Sport“! Ziel erreicht! Und so wird aus dem täglichen Ziel auch ganz schnell eine Lebenslange Angewohnheit!

Zeitmanagement Tips die wirklich funktionieren!

Es gibt tausende management Apps und produktivitäts-förderungs Spielereien da draußen, aber ich für mich habe festgestellt, die einfachsten und effektivsten Zeitmanagement Herangehensweisen sind ganz einfach:

Um meinen Alltag gesund und produktiv zu gestalten versuche ich:

1. Keine halben Sachen zu machen!
2. Das Wichtigste zuerst zu erledigen!
3. Mich an meinen Plan zu halten und Gewohnheiten zu entwickeln egal wie groß oder klein der Erfolg!

Vielleicht kannst Du Dir hier ja auch was abschauen um Deinen Alltag ganz einfach ein bisschen besser zu gestalten und im Endeffekt, gesünder und fröhlicher zu sein!